Contentplanung: 7 Tools, die Ihre Redaktions-Planung erleichtern

„Mist, das sollte doch schon längst veröffentlicht werden!” Sicher kennen Sie dieses Problem. Der Beitrag hätte eigentlich schon letzte Woche veröffentlicht werden sollen, wurde bisher aber noch nicht mal geschrieben. Um solch ein Chaos in der Blog-Erstellung zu vermeiden, gibt es zahlreiche Tools, die das Team bei der Planung und Organisation unterstützen. Hier stellen wir Ihnen sieben unserer Favoriten vor.

Mit einem wachsenden Team wird es schwieriger, den Überblick zu behalten – genaue Organisation ist dringend erforderlich, wenn es um die regelmäßige Veröffentlichung von Artikeln für den Corporate-Blog geht. Schließlich gibt es nicht umsonst das altbekannte Sprichwort „Gut geplant, ist halb gewonnen“.

Bei der Redaktionsplanung helfen Tabellen und Tools, die entweder mühsam selbst erstellt oder übernommen und angepasst werden können. Schließlich stellt jeder Blog unterschiedliche Anforderungen an seine Planung: Während manche in ihrer Planung den gesamten Content überwachen, kümmern sich andere nur um den Social Media Content. Andere wiederum müssen mit Marketingkampagnen synchronisiert werden.

Was sind Redaktionspläne?

In einem Redaktionsplan halten Sie fest, welcher Inhalt wann auf welchem Kanal veröffentlicht werden soll. Zudem legen Sie fest, welche Zuarbeit von welchem Teammitglied benötigt wird. Außerdem setzen Sie dort die Deadlines fest. Im Grunde geht es um die wesentlichen W-Fragen: Wann wird was in welchem Format beziehungsweise zu welchem Thema, von wem, für wen und auf welchem Kanal veröffentlicht.

Im Grunde könnte ein einfaches Google Drive Spreadsheet, auf welches das gesamte Team Zugriff hat, für die Content-Planung ausreichen. Jedoch bieten einige Tools Funktionen, die die Planung deutlich verbessern und erleichtern. So bieten manche beispielsweise Erinnerungsfunktionen für Deadlines. 

7 Tools im Überblick

 1. Excel-Tabellen: Altbewährtes währt am längsten?

Je nach Umfang eines Projekts reicht es nach wie vor aus, eine einfache Excel-Liste mit unterschiedlichen Tabellen anzulegen. Dies ist besonders dann geeignet, wenn nur wenige Personen den Plan verwenden oder den Plan einsehen müssen. Ein Vorteil, den Excel bietet, ist seine Suchfunktion sowie die Tatsache, dass Nutzer:innen problemlos offline darauf zugreifen können. 

Ein sinnvoll aufgebautes, strukturiertes Dokument mit allen benötigten Funktionen und Verweisen aufzusetzen, ist jedoch gar nicht so einfach. Es stellt viele Content-Planner:innen vor eine große Herausforderung. Schnell verlieren sie die Übersicht. Das Netz bietet jedoch einige kostenlose Vorlagen, die durch ihre übersichtliche und klare Struktur beeindrucken.

Dazu zählen beispielsweise der Social-Media-Redaktionsplan von Sinnwert-Marketing, den man als Excel-Datei ganz einfach und kostenlos herunterladen kann oder der etwas komplexere Redaktionsplan von Coseed.

2. Trello: Der Klassiker in der Planung

Trello ist eine kollaborative Plattform für das Task-Management und ist mit wenigen Anpassungen an den Planungsboards auch hervorragend als Content-Plan geeignet. Dabei werden Ideen für den Content auf Karten festgehalten, an welchen festgelegte Mitglieder des Teams gemeinsam arbeiten und sich austauschen können. 

Trello funktioniert mit der bekannten Kanban-Struktur. Kanban ist eine Produktionssteuerung-Methode, bei welcher auf einem Kanban-Board alle laufenden Aufgaben visualisiert werden. Mit digitalen Boards bietet Trello jedoch mehr Möglichkeiten als das klassische Kanban.

Trello bietet drei Preisstufen: „Free“ (kostenlos) für Einzelpersonen oder Teams, „Business Class“ (ab 10 € pro Monat und Person) für Teams, die an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten sowie „Enterprise“ für Unternehmen ab 100 Mitgliedern. 

Vorteile:

  • Die Karten können Links, Checklisten und Anhänge beinhalten.
  • Die Karten können ein Fälligkeitsdatum sowie Erinnerungen enthalten.
  • Einzelne Karten können einzelnen Personen zugewiesen werden.

Nachteile:

  • Es bedarf ein wenig Geduld, um sich bei Trello zurechtzufinden.
  • Simple Aufgaben lassen sich hervorragend mit Trello bearbeiten, bei komplexeren Aufgaben hinkt die Plattform jedoch hinterher.
Trello ermöglicht Ihnen, Karten zu jedem Content-Inhalt anzulegen. Bild: Screenshot von Trello.
Trello ermöglicht Ihnen, Karten zu jedem Content-Inhalt anzulegen.
Bild: Screenshot von Trello.

3. Meister Task: Einfache Bedienung, simples Layout

Meister Task gilt als das deutsche Pendant zu Trello. Beide gehen auf das Kanban-Prinzip zurück. Dabei geht es kurz gesagt darum, sich einen Überblick über alle Aufgaben zu verschaffen, die noch zu erledigen sind oder schon erledigt wurden. Die Bedienung des Online-Tools ist recht intuitiv. Es ähnelt dem bekannteren Trello. Ein modernes Layout sowie eine simpel bedienbare Oberfläche helfen Ihnen, Ihre Projekte produktiver aufzubauen und einfacher durchzuführen. Das Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, im Team gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Meister Task ermöglicht zudem einen zentralen Austausch. Zudem können Sie mit Meister Task alle relevanten Daten und Informationen zu dem jeweiligen Projekt zusammentragen.

Wie Sie Meister Task einsetzen, ist letztendlich ganz von der Komplexität Ihrer Redaktion abhängig.

Meister Task bietet drei Preismodelle: „Basic“ (kostenlos), „Pro“ (8,25€ pro Monat) sowie „Business“ (20,75€ pro Monat). Die Basic-Variante ist gratis, bietet erlaubt aber bereits die Bearbeitung von drei Projekten. Bei der Pro-Variante kommen zu den Basic-Funktionen noch weitere Vorteile hinzu, wie beispielsweise ein durchsuchbares Task-Archiv oder unbegrenzte Integrationen. Die Business-Variante enthält alle Funktionen von „Pro“, hinzu kommen eine teamweite Projektfreigabe und benutzerdefinierte Felder.

Vorteile:

  • Optik: Meister Task besticht ganz klar durch seine moderne und frische Optik.
  • Time Tracking: Meister Task enthält die Möglichkeit zu tracken, wie lange an einer Aufgabe gearbeitet wird. Dies kann besonders für das Delegieren von Aufgaben spannend sein.
  • Deutsch-Österreichisches Unternehmen: Die Büros von Meister Task sitzen in Wien und München, der Serverstandort ist in Frankfurt. Somit liegen die Daten nicht, wie bei anderen Tools, beispielsweise in den USA, was besonders für rechtliche Fragen sehr wichtig ist.

Nachteile:

  • Vergleichsweise geringerer Funktionsumfang
Ihre persönliche Agenda erlaubt Ihnen, Ihre Aufgaben aus allen Projekten an einem Ort zu pinnen. Bild: Screenshot MeisterTask – Alle Funktionen im Überblick
Ihre persönliche Agenda erlaubt Ihnen, Ihre Aufgaben aus allen Projekten an einem Ort zu pinnen. Bild: Screenshot MeisterTask – Alle Funktionen im Überblick

4. Asana: Der Platzhirsch des Projektmanagements

Asana gilt als eines der beliebtesten Tools für das Projektmanagement. Es eignet sich hervorragend für die Content-Planung von größeren Unternehmen. Es bietet mehrere virtuelle Arbeitsplätze. Anstehende Projekte oder Aufgaben werden visuell aufgelistet. Alle, die am selben Projekt arbeiten, können sich über eine Kommentarfunktion austauschen sowie Dateien oder Anhänge verwalten. Dies entlastet das Mail-Postfach. Zudem können für sensible Arbeiten private Teams erstellt werden – nur sie haben Zugriff auf die entsprechenden Inhalte.
Asana ist in drei Preiskategorien aufgeteilt: Basic (0 €), Premium (ab 10,99 € pro Monat) und Business (ab 23,99 € pro Monat).

Vorteile:

  • Hervorragendes Ticketsystem
  • Sowohl für interne als auch externe Projekte geeignet.
  • Die Board-Funktion stellt einen Vorteil dar, weil sie ein Projekt sehr übersichtlich in unterschiedlichen Phasen darstellt.

Nachteile:

  • Die To Do-Übersicht wird schnell unübersichtlich, wenn man gleichzeitig mehrere Projekte verantwortet.
Verwalten Sie alle Vorgänge an einem Ort. Bild: Screenshot Asana Work Management: Funktionen, Anwendungsfälle und Produktinformationen
Verwalten Sie alle Vorgänge an einem Ort. Bild: Screenshot Asana Work Management: Funktionen, Anwendungsfälle und Produktinformationen

Contentbird: Der gesamte Prozess in einem Tool

Contentbird hat es vollbracht: Der gesamte Content-Planungsprozess wird in einem umfangreichen Tool abgebildet – dies beinhaltet eine übersichtliche Mindmap, auf welcher Sie Ihre Content-Ideen sammeln. Dafür ist zwar eine gewisse Einarbeitungszeit einzurechnen, dank Erklär-Videos, Live-Chat und einer Onboarding-Hilfe sollten Sie sich aber doch recht schnell zurechtfinden. Dafür wollen die Gründer des Tools aber auch bezahlt werden: Das günstigste Preismodell ist ab 525€ pro Monat erhältlich. Es umfasst drei Teammitglieder.

Vorteile:

  • Ein Support-Team steht immer zur Verfügung.
  • Eine Keyword-Recherche ist im Tool inbegriffen.

 

Nachteile:

  • Aufgrund der vielen Funktionen ist mit einer längeren Einarbeitungszeit zu rechnen.
  • Im Vergleich zu anderen Tools ist Contentbird teurer.
Die vielseitigen Funktionen von Contentbird. Bild: Screenshot von Die neue contentbird Software
Verwalten Sie alle Vorgänge an einem Ort. Bild: Screenshot Asana Work Management: Funktionen, Anwendungsfälle und Produktinformationen

6. Desk-Net: Ausgeklügelte Themenplanung

Desk-Net ist ein Tool mit Sitz in Deutschland, mit welchem unter anderem REWE, der Spiegel oder die Funke-Medien-Gruppe arbeiten. Als zentrale Anlaufstelle des Tools dient der Redaktionskalender. Dort werden sämtliche Themen aller Kanäle aufgeführt. Zusätzlich erlaubt Desk-Net, Oberthemen anzulegen oder zugehörigen Unternehmen einen Hashtag zuzuordnen. Zu einer besseren Planung der Aufgaben können die Nutzer:innen ihre Abwesenheitszeiten wie Urlaubstage oder Geschäftsreisen hinterlegen. So lassen sich Abgabetermine leichter einplanen. Zudem können Sie Desk-Net mit weiteren Diensten wie Slack oder WordPress verbinden.

Je nach Anzahl der Nutzer:innen liegt Desk-Net preislich bei zwischen 180 € und 855 € pro Monat.

Vorteile:

  • Desk-Net ist auch als eine mobile App erhältlich und ist somit von überall aus erreichbar.
  • Ein eingeschränkter Zugriff durch andere Teammitglieder, die nicht Teil eines bestimmten Projektteams sind, ist möglich.
  • Aufgaben können sowohl internen als auch externen Projekt-Mitarbeitenden zugeteilt werden.

 

Nachteile: 

  • Desk-Net ist nur kostenpflichtig nutzbar. Es existiert bisher keine (funktions-eingeschränkte) Gratis-Variante.
Bild: Desk-Net
Bild: Desk-Net

7. Divvy HQ: Content-Planung in größeren Teams

Divvy HQ eignet sich hervorragend für die Content-Planung von größeren Teams, welche unterschiedliche Arten von Content produzieren – seien es Blogbeiträge, Social-Media-Kampagnen oder Videos. Divvy HQ ermöglicht seinen Nutzer:innen, für jede Art von Content verschiedene Kalender anzulegen, auf welche jeweils alle Mitarbeitenden des jeweiligen Contents Zugriff haben. Die User können so viele Kalender anlegen, wie benötigt wird. Zudem bietet das Tool eine Analysemöglichkeit, welche die wichtigsten KPI Ihres Contents misst und auswertet.

Divvy HQ’s breites Funktionsspektrum spiegelt sich auch im Preis des Tools wider. Das Tool kostet bei einer jährlichen Abrechnung, je nach Umfang der erwünschten Funktionen, von 29 bis 79 US-Dollar pro Nutzer:in.

Vorteile: 

  • Divvy HQ bietet Integrationen für verschiedene Dienste wie Google Drive, WordPress, Dropbox oder sogar verschiedene Social Media Netzwerke.
  • Das Tool ist einfach einzurichten und zu navigieren. Die Plattform ist in hohem Maße anpassbar, alle wichtigen Funktionen sind sehr schnell und einfach zu bedienen.

Nachteile:

  • Divvy HQ ist im Vergleich zu ähnlichen Tools recht teuer, bietet jedoch auch ein breites Spektrum an Funktionen.
Divvy HQ in der Anwendung. Screenshot: DivvyHQ 3.0 Walkthrough: Your Content Dashboard
Divvy HQ in der Anwendung. Screenshot: DivvyHQ 3.0 Walkthrough: Your Content Dashboard

Fazit: Versuch macht klug

Jede:r sollte selbst entscheiden, welche Anforderungen man für das Content-Management hat und welches Tool dafür am besten geeignet ist. Wie unsere Übersicht verdeutlicht, bieten die unterschiedlichen Tools verschiedene Vor- und Nachteile. Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, welches Tool am besten zu der Content-Planung Ihres Teams passt, dann schauen Sie sich doch mal in den Tools um. Bei vielen Anwendungen sind kostenlose Testversionen erhältlich. Wir hoffen, Ihnen in dieser Übersicht einen ersten behilflichen Überblick über wichtige Tools für die Content-Planung geschaffen zu haben.

Karla-Paulina Kordt

Karla-Paulina Kordt

Mein Name ist Karla Kordt und ich bin beim futureorg Institut als Content-Managerin/Online-Redakteurin vor allem für das Verfassen der Beiträge zuständig.
Beim Schreiben kann ich gut mein Wissen aus meinem Anglistik und Germanistik Studium an der Ruhr-Universität Bochum einbringen. Neben der Uni und Arbeit interessiere ich mich sehr für Literatur, Theater, Filme und Sport.

Kontakt: kordt@futureorg.de

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